AIや便利なツールを使うと、いろいろなことが整います。
メモを分類する。
やることを表にする。
記事候補を一覧にする。
テンプレを作る。
作業の流れを決める。
次に何を見るかを残す。
どれも、うまく使えば助かります。
ただ、気をつけたいことがあります。
楽になるために作った仕組みが、いつの間にか新しい作業になってしまうことがあるからです。
楽になるために始めたのに、管理作業が増えていく
最初は、少し楽になりたかっただけだったはずです。
忘れないようにメモを残す。
迷わないように表を作る。
同じ作業を繰り返さないようにテンプレを作る。
AIに手伝ってもらえるように指示文を整える。
ここまでは、自然なことです。
でも、仕組みが増えると、その仕組みを維持する作業も増えます。
- 管理表に入力する
- テンプレを選ぶ
- どれが最新版か確認する
- AIに読ませる資料を探す
- 作ったものを保存する
- 使っていないものまで見直す
こうなると、もともと減らしたかった作業が、別の形で戻ってきます。
効率化しているはずなのに、なぜか疲れる。
その時は、もっと良い仕組みを作る前に、一度止まって見た方がいいかもしれません。
仕組みを増やすと、維持する仕事も増える
仕組みを作ること自体は悪くありません。
むしろ、繰り返す作業を楽にしたり、忘れ物を減らしたり、あとで再開しやすくしたりするには、仕組みがあった方が助かることも多いです。
ただし、仕組みには維持する仕事がついてきます。
たとえば、便利そうな管理表を作ったとします。
最初は安心します。
でも、その表を毎回更新しないといけない。
入力項目が増える。
古い情報と新しい情報が混ざる。
表を見る前に、そもそも何を見ればいいか迷う。
こうなると、管理表は助けではなく、もう一つの仕事になります。
AIでも同じです。
AIに頼めば、候補、表、テンプレ、手順、チェックリストをすぐ作れます。
でも、作られたものを全部使おうとすると、人間側の確認作業が増えます。
便利なものを足すほど、管理するものも増える。
ここを忘れると、楽になるための仕組みが、少しずつ重くなります。
疲れた時に、さらに改善案を足さない
仕組みで疲れている時ほど、つい次の改善案を足したくなります。
もっと見やすくしよう。
もっと自動化しよう。
もっと分類しよう。
もっとAIにレビューしてもらおう。
でも、疲れている原因が「仕組みが多すぎること」なら、さらに足すと逆効果になることがあります。
そういう時は、改善ではなく、一度減らす方向で見ます。
たとえば、今あるものを次の3つに分けます。
- 今も使っているもの
- なくても困らないもの
- 管理する方が面倒なもの
このうち、最初に見るのは「なくても困らないもの」です。
完璧に整理しなくて大丈夫です。
まずは、今日使わないものを1つ止める。
それだけでも、少し軽くなることがあります。
今使っているものだけ残す
減らす時に大事なのは、全部を捨てようとしないことです。
一気に削除する必要はありません。
今も使っているものだけ残す。
今日使うものだけ開く。
今あるもので代用できるなら、新しいものを作らない。
これくらいで十分です。
たとえば、記事を書くために次のようなものが増えていたとします。
- アイデア一覧
- タイトル候補表
- 下書きファイル
- チェックリスト
- 投稿前メモ
- 次回候補メモ
この全部を毎回見る必要はありません。
今日の目的が「1本の下書きを仕上げること」なら、今日見るのは下書きファイルと最低限の確認メモだけでいいかもしれません。
仕組みを完成させるより、今日の作業が前に進む方が大事なこともあります。
一度止めても、必要なら後で戻せる
減らすというと、削除することを想像しがちです。
でも、最初から削除しなくて大丈夫です。
一度使わない。
今回は見ない。
次回必要なら戻す。
そのくらいの軽さで十分です。
たとえば、使っていない管理表があるなら、今日の作業では開かない。
複数のAIレビューを回していたなら、今日は1つだけにする。
毎回書いていたチェック項目が多すぎるなら、今日必要な3つだけにする。
止めてみて困らなければ、その仕組みは今はなくても大丈夫だったのかもしれません。
困ったら、また戻せばいい。
このくらいにしておくと、減らすことへの抵抗も少なくなります。
今日減らすものを1つだけ決める
仕組みを軽くしたい時も、いきなり大整理を始めると疲れます。
なので、まずは1つだけ見ます。
仕組みを増やす前の小さな確認 いま作ろうとしている仕組み： それがなくて困ること： 今あるもので代用できないか： 管理する作業は増えないか： 今日、本当に作る必要があるか： 今日は何を1つ減らすか：
たとえば、AI作業用の新しい管理表を作りたくなった時は、こう書けます。
仕組みを増やす前の小さな確認 いま作ろうとしている仕組み： AIに頼んだ作業を全部記録する管理表 それがなくて困ること： どこまで進んだか忘れるかもしれない 今あるもので代用できないか： 今日のメモの最後に、次に開く場所だけ残せば足りるかもしれない 管理する作業は増えないか： 毎回入力する項目が増えそう 今日、本当に作る必要があるか： 今日は作らなくてよさそう 今日は何を1つ減らすか： 新しい管理表は作らず、次に開く場所だけ残す
これくらいで十分です。
大事なのは、仕組みを否定することではありません。
増やす前に、今あるもので足りないかを見ることです。
まとめ
AIや便利なツールを使うと、仕組みはすぐ作れます。
それは大きな助けになります。
でも、仕組みは作った瞬間から、少しだけ維持する仕事も生みます。
毎回入力しないといけない。
覚えるルールが増える。
管理するものが増える。
作業を始める前に確認が必要になる。
そう感じたら、さらに改善案を足す前に、一度減らしてみる。
- 今も使っているもの
- なくても困らないもの
- 管理する方が面倒なもの
を分けて、なくても困らないものを1つ止める。
全部を完成させなくて大丈夫です。
今日使うものを1つだけ残す。
今あるもので代用する。
後から再開できる最低限だけ残す。
仕組みは、作ることが目的ではありません。
生活や仕事を少し楽にするためのものです。
疲れた時は、足すより先に、1つ減らしてみる。
それだけでも、また本来やりたかったことへ戻りやすくなります。
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