定型連絡をまとめる仕組み

困りごと

日程確認、書類受領、支払案内などを毎回書き直すと、表現の揺れや添付漏れが起こります。

仕組み

用途ごとに件名、本文、確認項目をセットで保存し、送信前チェックを付けた文例集を作る案です。

指示書

1. 直近1か月の定型連絡を種類別に集める。
2. 件名と本文の共通部分を整える。
3. 氏名、日付、金額など差し替え箇所を記号で示す。
4. 送信前に宛先、添付、期限を確認する。
5. 制度や料金変更時に原稿を更新する。

期待できる結果

文章作成時間を減らし、必要項目の抜けを防ぎやすくなります。

注意点

誤送信防止のため自動送信より確認付きの半自動から始めます。複数宛先では個人情報の表示にも注意します。

この仕組みを実際に試した方へ

うまくいった点だけでなく、合わなかった点や修正した内容も募集しています。結果が確認できた場合は、この記事を実験中・実践済みへ更新します。

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