検証状態：アイデア（未実施）
この記事は現場で試す前の仕組み案です。実践済みの記事ではありません。導入する場合は、実際の人数や業務の流れに合わせて調整してください。
困りごと
問い合わせを受けた直後は覚えていても、内見後や資料送付後の連絡日は担当者の記憶に残りがちです。案件が重なると、連絡するつもりだった顧客が一覧から抜け、気づいた時には数週間たっていることがあります。
仕組み
顧客ごとに「次に連絡する日」と「次の行動」を必須項目として記録する一枚の追客表を作ります。連絡を終えた時点で次回日を更新し、毎朝「今日以前」の行だけを確認する運用案です。
指示書
- スプレッドシートに、氏名・連絡先・希望条件・最終連絡日・次回連絡日・次の行動・担当者の列を作る。
- 新規問い合わせを受けたら、その日のうちに一行追加する。
- 連絡や内見が終わるたびに、次回連絡日と次の行動を必ず更新する。
- 次回連絡日が今日以前の行を色付きで表示する条件を設定する。
- 始業時に対象行だけを確認し、対応後に記録を残す。
期待できる結果
顧客を思い出す作業が、日付順の一覧を確認する作業に変わります。担当者が休んだ場合も、どこまで連絡したかを共有しやすくなり、追客漏れを早い段階で見つけられます。
注意点
入力項目を増やしすぎると更新されなくなります。最初は次回日と次の行動を中心にし、個人情報を扱うため共有範囲とアクセス権も事前に決める必要があります。
この仕組みを実際に試した方へ
うまくいった点だけでなく、合わなかった点や修正した内容も募集しています。結果が確認できた場合は、この記事を実験中・実践済みへ更新します。
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