検証状態：アイデア（未実施）
この記事は現場で試す前の仕組み案です。実践済みの記事ではありません。導入する場合は、実際の人数や業務の流れに合わせて調整してください。
困りごと
到着前の案内を手作業で送ると、送信忘れや古い鍵情報の送付が起こります。予約サイトごとに文面が分散する問題もあります。
仕組み
到着日から逆算して送る案内を3通に分け、共通原稿を一か所で管理する案です。
指示書
- 予約確定、3日前、当日の案内項目を分ける。
- 共通原稿に差し替え欄を明記する。
- 予約台帳へ各案内の送信予定日を入れる。
- 送信後は日時と担当者を記録する。
- 鍵情報を変えた時は原稿を一括更新する。
期待できる結果
送る内容と時期が決まり、案内漏れを見つけやすくなります。宿泊者も必要な情報を段階的に受け取れます。
注意点
予約サイトの規約とメッセージ機能を確認します。暗証番号など重要情報は、誤送信を防ぐ確認工程を残します。
この仕組みを実際に試した方へ
うまくいった点だけでなく、合わなかった点や修正した内容も募集しています。結果が確認できた場合は、この記事を実験中・実践済みへ更新します。
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